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FreeMindで仕事管理

仕事をこなすやり方には、人それぞれのスタイルがある。多くの仕事をこなすようになると記憶だけで頼ることができず、メモ等のツールが必要になってくる。定型的な仕事や、だれかが一つ終わるごとに次はこれと指示してくれればその必要はないが、多くの場合単純ではない。

・複数のタスクがある
・人に作業を依頼する
・一つのタスクが複数の作業からなる
・実施可能時期が未来のものがある

こういった場合、人、スケジュール、優先度、タスクの関連などを考慮して、うまく仕事を管理していく必要がある。

私は、他人がどのように仕事を進めているのかというのはあまり注意深く観察したことがないし、お互いにそんなことを話したこともない。共同でアクションアイテムを管理したとしても、それでも個々のタスクというのはさらに細かくなるので、やり方は個々にゆだねられる。ただそれが仕事の効率に大きく関わってくると思う。

ある人はアナログ派で、やることを紙に書いている。アナログ時代には、大学ノートかルーズリーフか手帳かメモ帳か付箋紙か、なんて議論もあった。今でもToDoリストを紙に書いている人は多い。私はデジタル派なので、会議のときもできれば紙に書きたくない。配布資料に書き込む場合を除き、基本的にデジタル的に記録する。

ある人は、付箋紙を好んで使っている。その手法をそのままデジタルに持ってきて、デスクトップ上に無数の付箋紙が貼ってある人もいる。
私は付箋紙を使ったことはあるが、デスクトップに多く貼り付けると煩雑になり、またデスクトップを表示しないと見れず、常に前面に表示すると他のが隠れるので、結局ほとんど使っていない。
そのほかにも、Excelやアウトラインプロセッサ(WZ Memo)、Project、紙(というソフト)、Outlook、自作Webアプリなどを使ったが、結局エディタに落ち着いていた。

エディタは自由が利いて、記述量の制限もない。そこで、
□タスク1 .................
□タスク2 .................
などと書き、終了したタスクには
■タスク2 .................
とし、タスク1の中で進展していく場合は、→記号で進捗状態を記していた。
また緊急度の高いものは★を付け、目立たせ、-----や●印でカテゴリ分けをしたりしていた。WZだと、ノーマルのテキストでも見出しで色が変わり、またF8で無制限にコピー&ペーストができるのがうれしい。

これはこれでそれなりに機能していた。
不満だったのは、構造化されていない点、階層化されていない点だ。もちろんエディタでもインデントを使うことで階層化はできる。しかし見やすいとはいえない。また図解表現もできないことはないが貧弱だ。
リッチテキスト(書式設定可能なものを総称して)を使えば、ある程度補うことはできる。メールの本文にアクションアイテムを、字体や太字、色を使って送ってくる奴がいたが、そこそこ見やすいが担当者や期限などでフィルタリングできなかったりと、あまりよくはなかった。

構造化という点では、Excelなどがよい。多くのプロジェクトでは、アクションアイテムの管理にExcel表を用いる。各列に、Owner、概要、詳細、期限、進捗状況、を割り当て、整理した形で見ることができ、レポーティングにもいい。また必要なだけ列項目を増やせて柔軟性もいい。フィルタを使って必要項目だけを取り出すこともできる。

しかし、個人が行うタスク管理という点では、少し大げさだし、エディタに比べると、キー操作ステップが多く、遅い。例えば、一言「○○さんに電話」などというのをExcel表に書き込んではいられない。全カラムを埋めるまでもない。
エディタに、「□○○さんに電話」と書いておいて、用を終えたらさっと消す。編集もエディタが一番速い。

また、列項目を固定していても、その列の中に複数のことが書き込まれ、(RDB的に言えば非正規化の状態だ)になったりする。見やすくするためにカラムを分割するが、今度は他のタスクでは使わないカラムができることになる。
タスクが複数のタスクから構成されて分割したい場合、よくステータスが差戻しになったときなど設定した枠にうまく収まらないときがある。備考のカラムに膨大な記述が書き込まれたりする。

では、MS Projectはどうか。これはExcelと違い階層化できるが、手軽ではなく、重い。また、厳密にスケジュール設定するものでないと意味がないし、設定は日単位になる。

Outlookの「仕事」はどうか。自由度が少なく、定型的だ。アラームがあるのはよいが、ちょっと中途半端な感じがする。

最近は私はマインドマップのフリーソフト、FreeMindを使っている。
他の人が使っているのを見てよさそうだと思って使い始めた。最初は、議事録や自分の指向を整理したりするのに使ったが、ToDo管理にも使えるのではないかと思い、試しに使ってみた。あまり向かないだろうと思ったが、今のところ結構いい。エディタに戻る必要はなさそうだ。

中央にToDoと書き、右側の第一階層にはカテゴリを書く。そして個々のプロジェクト、タスクを書き、タスク以外にもメモも記述する。左側の第一階層には自分に関係するスケジュール、間接的に関係するスケジュール、そしてFINISHしたもの、そしてその下に階層的に記述していく。
そしてToDo管理にはアイコンを使っている。優先度で①②③とつけていく。また他人に依頼したもの、報告待ちのもの、留意事項などにもそれぞれアイコンをつける。
これで結構うまくいっている。
やはり階層化されていると見やすい。

ほしい機能
・子の一部を非表示(畳む)にできる
・ワードあるいはアイコン検索をして、表として表示する。その表で修正すると反映される。ToDo管理にほしい(Viewとして)。
・子の共有(リンクで代用できるが)
・ノートはできれば、ExcelのコメントのようにTipHintとして表示される方がいい。

といった感じ。
フリーvs表vsツリーといったところだが、それぞれの長所とスケジューリングが組み合わさったら、いいアプリケーションができるだろうなと思う。

# Excite blog最悪だ。送信したら失敗して、全部消えてしまった。そういうこともあると思って少し前にコピーしておいたのだが、直前ではまあいいかで、その後の内容は丸消えだ。書いたことを覚えていない。普通更新ボタンで再度Submitできるようになっているが、参った。orz


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小職は、SE(システムエンジニア)を専門としておりますが、技術的な情報を中心に、それ以外に経済関連の日記、たわいもない日記も載せていきます。
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