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メールボックスの分類方法――Outlook2003仕事術

人によって仕事の仕方というのは異なる。
ハードディスクやメールボックスのフォルダ構成には個性が出る。

私はできるだけシンプルに構成する方だ。
多くの人はメールを分類するために詳細なフォルダ構成を取っている。細かく分類し、内容、誰から来たのかなどで分け、階層化も深くしている。そして過去のメールを探すとき、その分類構造に従って探索する。
私は、プライベートメールでは、結構フォルダを作るが、それでもそんなに多くは作らない。

●参考になる方法
仕事用でも元来あまりフォルダを作らなかったが、Gmailや下記のサイトを参考にして、いろいろ試行錯誤しながらも今日紹介するやり方にほぼ落ち着いている。

メール受信箱を空にする方法

Gmailでは、
・受信トレイ
・アーカイブ(すべてのメール)
という2段構成で、内容の分類にはラベルを用いる。ラベルは、一つのメールに対して複数設定することができる。したがって、複数のアプローチからメールを特定することが出来る。

一方ディレクトリ構成だと、メールはどこか一つへ分類しなければならない。一般的に言って、何かを分類するとき、どこに分類すべきなのか判断に悩むときがある。どこにも当てはまらなかったり、あるいは複数に当てはまったりする。「超整理法」の用語で言えば、「コウモリ問題」といったところ。
MISC(その他)フォルダを作ってしまうと、そこに雑多な内容のものが放り込まれてしまい、あまり整理されない結果となる。

ディレクトリ構成は、分類が階層的に詳細化され、一つのメールやファイルが、一つに分類される場合はよいが、複数に分類できる場合は厄介なことになる。
同僚や部下に対して、「あのメールについてなんだけど」などと言うと、あちこちのフォルダをつついて、「ここにもない」「あそこにもない」などとやっている。これはあまりいただけない。


メール受信箱を空にする方法」では、次の三つのフォルダを用いる。
・Action(アクション)フォルダ
・Archive(アーカイブ)フォルダ
・Hold(保留)フォルダ

簡単に言うと、最初受信トレイに来たもので、すぐ処理できるものは処理し、少し時間がかかりそうで自分がやるべきことはActionフォルダへ、数日中にフォローが必要な情報・約束を含むメッセージは、Holdフォルダへ、あとで参照する可能性があるものはArchiveフォルダへ、不要なメールはすべて削除としている。

こうして、受信トレイの内容をすばやく処理し、自分が何のアクションを取る必要があるのかを明確にする。受信トレイが空になると、気持ちもクリアになる。

●私の方法
私もこれに習って、名前は違うが、という三つのフォルダを作ってやってみた。

PENDING
・特別気にとめておく必要があるもの
・レスポンスを待って何かをするもの

TODO
・自分が直接何かをしなければいけないもの

DONE
・自分に関係するもの
・自分が何かのアクションをとって完了したもの

REF
・自分に直接関係ないが、一応保存する必要があるもの
・後から参照しないものは破棄

フォルダの分類は、自分に関係するか否か、アクション(TODO,PENDING,DONE)で分類する。また、自分に直接関係しないものでも保存したほうがいいものにはフラグや重要度を立てる。そして、内容の分類はラベルで行う。
こうすると、フィルタや検索で簡単に探すことができる。

しかし、TODOとPENDINGの境目が明確でなく、またメールの移動が面倒だったのでやり方を変えた。

●以前のやり方
ところで、昔は、次のフォルダ構成をとっていた。
・XXX(自分の名前)
・ZZZ(直属上司の名前)
・参照
・UNIMPORTANT
・YYY(PROJECT1)

自動振り分けで、自分宛にきたものはすべて自分フォルダに振り分ける。会社のお知らせメールや事務的なものは、unimportantへ(失礼だが...)。自分が中心的に関わっているプロジェクトは専用のフォルダを作ってそこに。その下に、ログやレポートなどのディレクトリを分類したりした。
残りの受信トレイに残ったメールは、手動で分類し、自分に関係あるものは自分フォルダへ、関係ないものは参照フォルダへと分類した。

今回、それをもっと洗練させることにした。
ちなみにこのやり方を完全にやるには、Microsoft Outlook2003以上が必要だ。Outlookはスレッド表示ができないのが難点だが、それ以外は概ね満足している。他のメーラではいくつか不足がある。

●フォルダの分類
フォルダは以下のように構成する。

・受信トレイ
・DONE
・REF
・Personal

TODOやPENDINGなどは作らない。
DONEは自分に関係あるメール、REFは自分に直接関係ないメール。Personalは他の人に見られたくないメール(基本的には私用には仕事のメールは使わないが、それでも人事とのやり取り他同僚には見られたくないメールがあるのでこのフォルダを使う。なぜなら仕事中は自分のPCおよびメーラーを同僚に見せながら話すときもあるので)。

基本的には、Gmail方式で、受信トレイとすべてのメールでもいいのだが、検索性能に影響があるため、REFとDONEに分けている。
その基準は、
自分の仕事に直接関係があるか
あとから参照する可能性があるか
である。

自分に直接関係ないものは、すべてREFにすること。プロジェクトが途中で枝分かれし、自分がほとんど関与しなくなった場合、REF行きとする。しばしばその中間で難しいときがあるがその場合はREF行きにしない。

検索効率がよければ、GmailのArchiveのように、一緒にした方がよいと思う。検索効率が悪くなる理由としては、

1.アプリケーションの性能の問題
 ファイル自体は一つなのでIOがさほど変わるとは思わないが、やはりアプリケーション側の処理として、一つのフォルダ内のメッセージの数が多いとそれだけ処理が遅くなる。この理由により、余計なものが多いため検索に時間がかかる。なのでなるべく減らすこと。

2.ユーザ側の問題
 ソートしてもノイズが多いため、目的のものを探すまでに時間がかかる。

また時が過ぎ、メールボックスが肥大化するとやはり検索効率が悪くなるので、古いものから順に別のフォルダに移す。DONEの下に、年のフォルダを作る(2005,2006など)。そして遅くなったと思ったら移す。古いものはさすがに参照する回数は少ない。もし1,2ヶ月で重くなるとしたら、それはマシンのスペックが問題か、あるいはDONEに入れすぎなのでもう少し絞って関係ないメールはすべてREFに置くようにすべきだろう。

それから、後から参照する可能性がゼロであれば、削除してしまってもいい。しかしゼロでなければ念のためREFフォルダに入れる。会社のお知らせ、広報関係、関わっていないのにメーリングリストに入れられているために送られてくるメールなどが該当する。
なお、社外からの広告メール(イベントに参加したり、Web登録すると送られてくる)は削除フォルダ行きにする。削除フォルダのメールは古いものから完全削除されていく。必要、暇があれば削除フォルダを覗けばいい。


●分類(ラベル)の適用
内容の分類は、「分類」を使う。Gmailで言うところのラベルだ。新規に案件が走ったら、分類マスタに名前を登録しておく。
分類に複数当てはまるものは複数適用する。分類はできるだけ細かく設定する。

残念ながら分類は階層化できない。なので、細かく階層化している人の代わりにはならない。せいぜいルールで、

プロジェクト1.A案件
プロジェクト1.B案件
プロジェクト2.X案件

などとするのが精一杯だろう。
できれば横断的にできるように、

プロジェクト1.ログ
プロジェクト2.ログ

などとはせずに、

プロジェクト1
プロジェクト2
ログ

と分類マスターを設定して、該当するものには、例えばプロジェクト1とログの両方の分類を当てるようにする。

●自動化すること
そして、手間を減らすために、REF行きのもの、削除フォルダ行きのもの、そして分類適用は、受信時に自動的に適用されるように、仕訳ルールを設定しておく。

●便利なフラグ
TODO管理はどのようにやっているかというと、フラグを用いている。Outlook2003では、7色の色分けができ、これが非常に便利だ。
私は以下のような基準で分けている。

赤 重要・緊急
青 自分がアクションをとる必要があるもの。
黄 他人のレスポンス待ち
緑 他人がそのほかの人に対してレスポンス待ち / 他人同士のやり取り
橙 そのほか継続監視 / 参考資料 / 他人のアクションを待ってから自分が実行するもの
紫 参考として後で時間があるとき勉強しておくもの

要は、自分に近々で関係するものにフラグをつけることである。自分がやるべきこと、情報として知っておく必要があるもの、状況監視しておく必要があるもの、などである。

自分のアクションには、
 自分自身で何かの作業をする
 誰かに報告する
 誰かに指示を出す
など、自分がするものすべて含む。
ただし、他人のレスポンス待ちで、レスポンス後アクションをとる必要があるものは、ここには含めない。それは橙を適用しておいて、他人のレスポンスがあった段階で、そこに置いておいたメールを使って処理をする。

最近は、メール駆動の仕事となっている(E-Mail Driven Work)ため、いかにメールを管理するが重要だ。

また、内容の重複を避けるため、基本的にはスレッド(一連のやり取り)の最新のものだけを残す。そのため、メール本文の下の部分にも注意を払う必要があることになるが。


最初は別の分け方をしていたが、最近はこの分類に落ち着いている。この辺は自分の仕事の状況に応じて柔軟に変えればいいと思う。

7色は十分な数に見えるが、使い出すと、あと3色ぐらいは欲しくなる。
メールにカーソルを当てて、右クリック - Uで、フラグを付ける。ステータスが変わったら、別のフラグに付け替えるか、フラグを終了させる。Outlook2003では、フラグの終了とクリアが区別できる。「フラグの終了」にしておくと、後で、フラグを立てていたものを探すことができる。

こうすることで、TODOとPENDINGフォルダは不要になる。受信トレイにあるメールはすべてDONEに移す。

●検索フォルダの活用
Outlookでは、フィルタを使って分類やフラグを付けたものを抽出したり、検索をかけたりすることができるが、検索フォルダというもっと便利なものがある。

あらかじめ検索条件を指定しておいたフォルダを作成する。たぶん、あらかじめインデックスが作られるのだと思うが、その場で検索するわけではないので、作成直後を除き、すぐに表示できる。

デフォルトで、自分宛のメール、サイズが大きなメール、フラグのついたメール、未読メールがある(あともう一つ削除したので忘れた)が、この中ではフラグのついたメール、未読メールのみを使っている。サイズが大きいメールを送りつけているやつが多いと、サイズが大きなメールフォルダが有用かもしれない。ただOutlookでは添付ファイルだけの削除ができないが。

私はわざわざ、フラグのついたメールの検索フォルダの名前をPENDINGに変えている。ここに、先ほど分類した赤から紫のフラグがついたメールが表示される。
私の仕事は、ここを頻繁に確認することで行われる。

また、検索フォルダには、ある案件についてのみ見れるように、「分類」でフィルタをかけたものも登録しておく。その案件が終わって、参照する回数が少なくなれば削除し、なるべくフォルダの数は少なくしておく。

また、直属の上司や重要な顧客からのメールもすぐに見れるように検索フォルダに登録しておく。

この検索フォルダを使うと、詳細なフォルダ構成を作らなくても、フォルダ同様のクイックアクセスが可能になる。まあ、この検索フォルダは階層化できないのがあれだが。

●未読と未分類
メール受信後のプロセスはこうなる。
仕訳ルールによって、分類の適用、REF、削除への移動が自動的に行われる。
REF、削除行きにならなかったものは受信トレイに残る。

ここで受信トレイのメールを一つ一つ参照して、フラグを当てはめ、また分類が適用されていないものに分類を適用する。これが第一段階の仕事である。
そして、この処理が終わったものはDONEフォルダに移す。

DONEとは、完了したという意味ではなく、受信トレイでの分類の処理が済んだということ。本当は、DONEフォルダに移動するのが面倒なので、未読・既読で分類したいところだが、既読になっても分類は済んでいない場合があるので受信トレイとは別個にフォルダはほしい。

未読から既読へは、閲覧後の時間や手動操作でできるが、どちらも一長一短があり、閲覧したら既読にし、DONEへの移動は手動で行っている。なお、REFに自動振り分けされたメールにも一応目は通す(ちらっと見る)ため、検索フォルダの「未読のメール」のプレビューをざっと見て終わりにする。

●検索の手段
すべてのメールはDONEかREFにある。参照する可能性のあるものはすべてDONEに入れてあるので、そこだけを見ればいい。これがワンボックス方式の利点である。

ほとんどの場合、受信日時と差出人で検索する。
そして、受信日時か差出人でソートして探す。

まれに件名で探すこともあるが、件名は任意に付けられるので、それでソートしてもうまく探し出せない。きちんと件名のルールを決めている場合はいいが。

ソートでうまくいかない場合は、件名と本文の全文検索をかける。

特定のメールを探す上で、「分類」で検索することはほとんどない。
明確にメールの内容が区別されている場合はいいが、多くの場合、あいまいで明確に区分できず、一つのメールが複数の分類内容に当てはまる。そうすると分類で探すのは効率的ではない。これはフォルダで分けている場合も同じ。私が、他の人の多くがやっているようなフォルダ分類が、メールを探すのにほとんど役に立たないと思うのはこのためだ。

私が「分類」を使用するのは、その分類に当てはめられたメールを全部なめる必要があるときだけだ。

ただ、Outlookで不満があるのが、差出人でソートしたときに、メールアドレスではなく、差出人名で分類されるところ、しかもローマ字名のときは、ファーストネームが先に来るので、検索しにくい。せめて姓で並べて欲しい。
つまり、今のに加えて
・ラストネームでのソート
・メールアドレスでのソート
さらに
・ドメインでのソート
ができるようになるとうれしい。
(⇒と思ったが、ファースト、ラストは個々人に依存する、というか単にメールアドレスに付加する差出人名なので、これはだめ。でも、メールアドレスでのソートぐらいはできるだろう)。
⇒このあとでユーザ設定フィールドを作ってみたが、それを使ってのソートは残念ながらできないし、ユーザ設定フィールドではメールアドレスを取り出すこともできなかった。

●まとめ
メールの分類は以下のもので多重的に行う。

・未読か既読か
・未分類か分類済みか
・自分に関係するか否か
・アクションの進捗
・内容分類 分野(プロジェクト、趣味)・差出人・宛先
・重要度・保存必要性

Outlookの長所は、
・多種なフラグ
・検索フォルダ
にあると思う。

今回、重要度については述べなかったが、これはあまり使っていない。なぜかというと、簡単に設定できないからだ。右クリックで設定できるようになればこれももっと使うと思う。今の状況だとプライオリティがうまく設定できていない。

また長文になってしまったなあ。

ここまで読んでくれた人ありがとうございます。

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小職は、SE(システムエンジニア)を専門としておりますが、技術的な情報を中心に、それ以外に経済関連の日記、たわいもない日記も載せていきます。
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